シェアオフィスとは？初めてでもトラブルなく利用するための情報を分かりやすくご紹介

シェアオフィスを借りる場合は、事前にサービスの内容を確認し、禁止されている内容を把握しておきましょう。
たくさんの人が出入りすることになるので、パソコンなどの端末のセキュリティーや情報は自衛しなくてはなりません。
情報漏洩になると問題なるような作業はできるだけ避けるか、人に見られない席で行うと良いでしょう。
都心部では同様のサービスがたくさんあるので、サービスの内容やコストを比較して、利用するスペースを選ぶと良いです。

シェアオフィスとは？初めてでもトラブルなく利用するための情報を分かりやすくご紹介

初めてシェアオフィスを利用するとき、いくつかトラブルになる問題があります。
重要なのが情報漏洩につながるような作業を行わないことです。
クリエイティブ職などでは、まだ世に出ていない商品の情報やサービスの内容を扱うこともあり、他の人に見られてはならないものがたくさんあります。
シェアオフィス内ではたくさんの人がWi-Fiを使っているので、回線速度が遅くなることもあります。
データ量の大きいファイルのやり取りは極力避けたほうが良いでしょう。
シェアオフィスによって提供されているサービスが異なりますので、会議室が使えなかったり、住所が使えないなどのケースも存在します。
事前にサービス内容を確認しましょう。

シェアオフィスの人気が高くなっている理由

第三者と共有して使用できる「シェアオフィス」の人気が高い最大の理由は、オフィス代を最小限に抑えられることで、自分で契約した場合に必要となる初期費用やランニングコストも削減できます。
また、シェアオフィスの場合は立地の良いスペースを低価格で利用可能、中には駅近くのビルに入っているオフィスもあります。
自分でオフィスを契約する場合は、月額料金や初期費用を抑えたいですが、どうしても立地条件が悪くなってしまいがちです。
しかし、シェアオフィスは駅から徒歩数分以内や都心のど真ん中など、通いやすい場所で借りることができるので、電車で通いたいや家の近くで働きたい人には最適な条件となります。
多くのシェアオフィスは、住所を利用することが可能となり、WEBや名刺に住所を記載できるため、ビジネスを行うときに相手に安心感を与えます。
会議室を設置していて無料で利用できるオフィスも多く、最近ではセミナールームや動画スタジオなどがあるところもあります。

シェアオフィスは初期費用がかなり抑えられる

事業を始めるとき、拠点となる事務所が必要となりますが、事務所可の物件を探すところから、敷金や礼金まで考えると初期費用がかなりかかり、二の足を踏んでしまうことがあると思います。
もし、仕事がパソコン一つで出来て特別な装備も必要ない場合はシェアオフィスがおすすめです。
シェアオフィスの場合も初期費用がかかるものの、普通に事務所を借りるより月額の家賃が安い場合が多く、そのため安価で抑えられます。
さらにシェアオフィスでは水道、光熱費が不要であったり敷金や礼金がいらない所もあります。
自分の目的にあったオフィスをしっかりと見極め契約することが大切です。
オフィスに必要な家具のデスクや椅子、ホワイトボードなど必要最低限のものが最初から準備されている事も多く、入居してすぐに仕事をはじめられるうえ、デスクなどにかかるコストが抑えられるのがとても魅力的なポイントです。
また何か追加したい時はオプションですぐにプラスできるので、探す手間なども省け時間の短縮にもつながります。

シェアオフィスでも法人登記ができるケースがある

シェアオフィスは法人登記を行うことも可能です。
一般向けの賃貸事務所と同じ様に、本店所在地としての記載を行うことを可能にしているのです。
立ち上げ当初のベンチャー企業であったり、個人で営む事業者だったりする際には、経営に投じられる資金が乏しいことも珍しくありません。
シェアオフィスの中には、契約時に敷金や礼金を徴収しないものも見られます。
潤沢な資金がない事業であっても、都心の一等地に事務所を構えることを可能にするのです。
多くのシェアオフィスでは、無料で受けられる事前カウンセリングを開催しています。
オフィスを契約する際の流れや、必要となる予算についてを、前もって知ることが出来るのです。
シェアオフィスには、机や椅子などの備品も整います。
別途購入しなくても、事業を営むことを可能にしているのです。
オフィスの殆どには、インターネットへの接続環境が整います。
入居してすぐに事業を営める環境が整えられているのです。

シェアオフィスはセキュリティに気をつけよう

一般的な賃貸オフィスではなく、シェアオフィスを利用しようと考えている方がいると思われます。
スタートアップ企業など資金に十分な余裕がないところは、安く利用できることに加えて初期費用もほとんどかからないシェアオフィスが適しています。
必要なものが付いていますし、会議をするスペースも用意されていて安心です。
ただ、様々な企業や個人が利用しているわけなので、セキュリティには十分に気をつける必要があります。
シェアオフィスで最もトラブルが多いのが盗難です。
パソコンなどが盗まれるケースがあるので、目を離す場合は個室で保管しておくなどの対策をしないといけません。
個室も他の利用者が簡単に入ることができるところではダメです。
ロックできて他の人が入ることができないセキュリティの高さがないと安心して利用することができないです。
パソコンには顧客情報など大事な情報が入っているので、それが盗られてしまえば大変なことになります。

シェアオフィスで付いていると便利な設備

シェアオフィスは他の人とオフィスをシェアするサービスになりますから、基本的には料金が安いという特徴があります。
そのため有効活用することができれば、コストを削減することができるので、有利な状態でビジネスを展開していくことが可能です。
シェアオフィスには設備が用意されていることがありますが、一般的にはインターネットが使える環境は整っていないと厳しいと考えられます。
現在のビジネスでは大抵の場合はインターネットを使用することになるので、しっかりと環境が整っている場所を利用するのが大切です。
セキュリティなども重要になってきますから、その点の設備がどのようになっているのか最初に確認しておかないといけません。
また仕事によってはコピーなどが必要になることもありますから、そのような場合は低価格で利用できるところを選ぶのが大切です。
ドリンクコーナーなども用意されているところもあるのですが、そのような場所があれば気軽に飲み物を飲めるので便利だと考えられます。

シェアオフィスは他の企業と交流できる機会が多い

シェアオフィスの特徴は1つのフロアや空間を複数の企業で分割して使用することで、そのため異なる企業が同じ空間に存在すると言うことになり、その接触が非常に多くなるというのが特徴です。
これらの中には様々な備品などを共通で利用すると言うケースも多いため、交流する機会が多くなることがポイントとなっています。
シェアオフィスを利用する際にはこの点を十分に意識し、その判断を行うことが重要です。
相互にビジネス面で関連性の高い場合には様々な商談や場合によっては協力してビジネスを進めるなどのチャンスが生まれることもありますが、特に機密保持等を重視している場合には、情報の管理などに十分に注意をすることが必要となります。
シェアオフィスは一般的なオフィスに比べ、他の企業と交流できる機会が多くなるので、ビジネスの上でこれを効果的に利用することを意識することが大切です。
同時に様々な管理の仕方は一般的のオフィスとは異なる面があるため、この点に十分に注意をすることが必要です。

シェアオフィスの利用に適した企業や個人の特徴

シェアオフィスには向き不向きがあるため、すべての企業にとって都合の良い仕組みではありません。
対人の接客が必要になるような業種や客先で作業をするような職種には向いていません。
シェアオフィスが向いているのは、IT系の企業やフリーランスで、インターネット環境さえあれば仕事ができる仕事という特徴があります。
利用者の中で多いのがイラストを描いたりホームページの制作をするようなクリエイティブ職や、プログラマーやエンジニア、文章を打つライターなどです。
これらの職種は近年働き方が大きく変わり、会社に行かずに自宅で仕事をするリモートワークをする人や、田舎に引っ越して自然の中で仕事をする人が増えました。
出張が非常に多い職種でもシェアオフィスが向いている場合があります。
事務所を各地に置くとコストが高くなってしまうので、必要な時だけ利用できるシェアオフィスはコストを抑えて地方でも仕事ができるため、都合が良いと言えるでしょう。
会議室を借りられるサービスがある場合もあるため、打ち合わせも対応が可能です。

シェアオフィスは立地もこだわるべき

シェアオフィスを契約する際には、立地条件に拘ることも大切となります。
立地の良い事務所であれば、新規開拓を有利に行えたり、優秀な人材を雇用しやすくなったりするからです。
立ち上げてから間もない企業や、個人事業として営む場合には、潤沢な事業資金を捻出できないことも珍しくありません。
シェアオフィスを使うことで、固定費に関する部分を抑えていくことは可能となります。
資金的な余裕を持って事業を営めるようになるのです。
シェアオフィスの中には、有人受付を備えるものも少なくありません。
不意な来客が訪れていった際であっても、対応に戸惑うことはないでしょう。
シェアオフィスとは言っても、一般的な賃貸物件と同じ様に登記を行うことは可能です。
オフィス内には、机や椅子などの備品が一通り揃えられています。
入居時に別途買い揃える必要はないでしょう。
インターネットへの接続環境についても、殆どのオフィスには導入が行われています。
フリーアドレスというスタイルを取り、自由なネット接続を可能にしている状況です。

シェアオフィスの審査は厳しい？

シェアオフィスには回線やオフィス用品などが揃っているため、ビジネスを始めたばかりの人や手軽に拠点を作りたい人に人気のサービスです。
しかし賃貸物件に審査があるように、シェアオフィスの場合でも入会するときに問題がないかチェックされます。
必要になる書類には申込書、身分証明書、業務内容のわかる資料、場合によって印鑑証明や登記事項証明があります。
基準になるのは、継続して支払いをすることができるのかどうか、行っているビジネスに違法性がないかです。
虚偽の申告などをしている場合も信用関係を築くことができないため、契約ができなくなります。
特に違法性のあるビジネスを行っている場合はシェアオフィスの住所に悪い印象がついてしまうことも多いため、他の入居者に影響を与える可能性があります。
違法、もしくはグレーゾーンの事業を行っているわけでないのであれば、審査は決して厳しいものではありません。
契約できないときは何かしらの原因があるので、問題がないか法務的な部分も含めて見直してみると良いです。